MyDocs: software per l'archiviazione ottica

MyDocs: software per l'archiviazione ottica

La soluzione software evoluta per l'archiviazione ottica e la gestione documentale

 

Archiviare migliaia di documenti, senza nessun limite di spazio, gestendo articoli, corrispondenza, immagini, ma anche direttamente file. Ricercarli con calma e tranquillità, in poco tempo e con l'assoluta certezza di ritrovare tutto ciò che serve, senza affanni, ovunque vi troviate, grazie alle funzioni di consultazione da remoto, via web.
Oggi tutto questo è possibile, con uno strumento agile ed economico: MyDocs, il nuovo software Dylog per l'archiviazione ottica e la gestione elettronica documentale, vi consente di eliminare completamente il vostro archivio cartaceo e di velocizzare la ricerca e la riproduzione dei documenti archiviati, nel pieno rispetto delle più recenti normative vigenti. MyDocs, sviluppato con i più moderni tools Microsoft®, è caratterizzato da un'interfaccia grafica moderna e accattivante, allineata con gli standard Office® più attuali.
MyDocs, inoltre, può gestire l'archiviazione ottica sostitutiva, sulla base di quanto disposto dalla deliberazione del CNIPA n. 11/2004, pubblicata sulla G.U. del 09/03/2004, che sancisce le norme per la creazione degli archivi ottici in sostituzione di quelli cartacei.
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Tipologie di documenti gestiti

MyDocs consente l'archiviazione di documenti:

  • generati dalle stampe in spool dei prodotti Dylog;
  • acquisiti da scanner in standard TWAIN e da altre periferiche;
  • generici Windows, generati cioè da applicazioni che sono riconosciute e utilizzabili da questo sistema operativo (es.: file in formato txt, rtf, doc, xls, ppt, zip...).
     

Archiviazione semplice, anche off-line

I documenti acquisiti con MyDocs possono essere salvati su hard-disk, dischi ottici e magneto-ottici (CD-ROM, DVD), secondo una classificazione decisa dall'utente. Alcune fasi dell'archiviazione possono essere gestite off line, cioè senza la necessità di essere connessi in rete con il server.

Archiviazione sostitutiva

Risparmio. Ecologia. Efficienza. Mydocs consente anche di archiviare sostitutivamente i documenti, azzerando i costi di carta e risorse, ottimizzando gli spazi all’interno della propria impresa e guadagnando molto in efficienza operativa. E - perché no - dando una mano all’ambiente visto che viene totalmente eliminato il supporto cartaceo.

Consultazione e stampa facilitate

Consultazione e stampa vengono effettuate tramite ricerche puntuali, impostando chiavi privilegiate, anche con visualizzazione a video. È possibile consultare gli archivi anche da remoto via web. La riproduzione può avvenire tramite qualsiasi stampante, anche in remoto.

Procedure avanzate

La riservatezza sui documenti, gli help sugli indici, la funzione di smistamento automatico dei documenti, anche via posta elettronica, sono funzioni standard del prodotto. È prevista la gestione degli enti e delle aree aziendali, in modo da consentire agili procedure di archiviazione automatica anche alle realtà aziendali più complesse.

Procedure e moduli

  • Ricerca documenti
  • Visualizzazione documenti (con zoom)
  • Riproduzione documenti
  • Gestione riservatezza
  • Inizializzazione dell'unità di archiviazione
  • Gestione notifica e inoltro di documenti (disponibile a breve)

 

Funzioni al top della tecnologia
  • Help su indici
  • Ricerca per tipo di documenti
  • Ricerca per cartelle dinamiche decise dall'utente
  • Visualizzazione dei documenti tramite Client MyDocs, browser o direttamente dal software che ha generato il file
  • Funzione di zoom
  • Funzione di rotazione e ribaltamento documenti grafici
  • Gestione riservatezza documenti personalizzata per utente
  • Recovery
  • Controllo accesso al sistema con password
  • Notifica e inoltro documenti (disponibile a breve)

 

Vantaggi immediati alla portata di tutti

  • Riduzione dei magazzini e dei flussi cartacei.
  • Semplicità nella ricerca dei documenti.
  • Consultazione rapida, anche da postazioni remote.
  • Riproduzione dei documenti in copie illimitate.
  • Consultazione contemporanea da più utenti in rete.
     

Integrazione con i gestionali Dylog

MyDocs è perfettamente compatibile con i documenti prodotti dagli applicativi Dylog delle famiglie EXPERT, EXPERT UP, NORMA, PRASSI, OPENMANAGER, OPENVOYAGER* e CITY, agevolando così notevolmente le operazioni di archiviazione e ricerca. Per esempio, le stampe laser delle dichiarazioni fiscali emesse dagli applicativi Dylog per commercialisti, o le stampe delle fatture emesse dai programmi gestionali dedicati alle imprese, possono essere archiviate automaticamente, ricercate rapidamente e visualizzate.

* Le stampe archiviabili saranno implementate e rese disponibili con le prossime release degli applicativi citati.

Personalizza i tuoi documenti

L'utente è in grado di creare tipologie di documenti con campi e indici personalizzati, senza limiti di scelta (gestione illimitata di indici). Allo stesso modo è possibile personalizzare l'unità di memorizzazione.

Modalità di consultazione

Per la consultazione, la copia e la stampa dei file archiviati, MyDocs è in grado di utilizzare componenti interni. Nei casi in cui ciò non sia possibile, il prodotto richiede l'utilizzo dell'applicazione associata al tipo di file archiviato.
Per la funzione di anteprima di stampa, MyDocs non richiede programmi aggiuntivi, offrendo, per molti tipi di file, possibilità di anteprima ed apertura e alcune funzioni come lo zoom, lo scorrimento, ecc.

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