OpenEdit

La soluzione gestionale per le Case Editrici

OpenEDIT è il software gestionale specifico per le Case Editrici, che prevede i moduli di un gestionale standard (Contabilità, Magazzino, Vendite, ecc.) perfettamente integrati con le gestioni tipiche delle Aziende che operano in ambito editoriale (Iva Editori, Diritti d’Autore, Abbonamenti, Conto Deposito, Rendicontazione Distributori, ecc...).

Caratteristiche generali

 

Costruito come verticalizzazione sulla piattaforma di OpenManager, è estremamente modulare ed affidabile: consente di acquisire soltanto i moduli di effettivo interesse, anche in più step successivi, e garantisce una significativa riduzione dei tempi e dei costi di gestione delle problematiche tipiche di una Casa Editrice.

Le principali funzionalità editoriali:

  • Gestione Iva secondo lo speciale regime dell'Editoria, con emissione dei Registri Editoriali.
  • Gestioni specifiche per Cessioni Congiunte, Copie Saggio e Resi.
  • Gestione Articoli Editoriali, basata su Anagrafiche che prevedono l’inserimento di dati specifici per i prodotti editoriali, sia di tipo informativo sia gestionale, con memorizzazione di uno Storico Prezzi per articolo.
  • Gestione Tirature con carico automatico a magazzino per Stampe e Ristampe.
  • Gestione Conto Deposito e Depositi Editoriali, corredata di automatismi che facilitano le operazioni relative ai Rendiconti di Vendita Periodici.
  • Gestione Magazzino Resi, al fine del corretto conteggio dell'IVA Editori sulle Copie Rese.
  • Calcolo Valorizzazione Magazzino Edito con il criterio del "Costo storico svalutato", come regolato dalla normativa.
  • Gestione Rendicontazione Distributori PDE, EGAF e ME.LI. automatizzata: dalla ricezione dati direttamente dal file di Rendicontazione, all’elaborazione degli stessi secondo parametri prestabiliti fino all’emissione automatica dei Documenti di Vendita.
  • Gestione Diritti d’Autore, calcolati sulla base delle copie vendute e delle modalità stabilite nel Contratto, con passaggio automatico da una fascia di diritto alla successiva; Liquidazione dei Periodi di Diritto con contabilizzazione automatica, emissione degli Estratti Conto riepilogativi da inviare agli Autori e visualizzazione di tutte le informazioni nello specifico Analitico dei Diritti.
  • Gestione Abbonamenti a Riviste e Periodici, completa di Anagrafiche specifiche per Riviste, Abbonati e Commissionarie; Rilevazione Contabile Automatica; gestione Rinnovi, semplificata dalla presenza di automatismi che consentono di effettuare rinnovi di massa/cumulativi; gestione Spedizioni Periodiche ed Arretrati, effettuate in base alla Rivista e al numero da inviare, con possibilità di emettere le relative etichette.
  • Gestione Scolastica/Universitaria, corredata di specifiche Anagrafiche Docenti e Scuole/Facoltà; emissione semi-automatica dei Documenti per invii massivi di Copie Saggio a Docenti o Istituti Scolastici; possibilità di inserimento delle Adozioni a fronte di specifici docenti o scuole.
  • Gestione Magazzino Carta, fornito di speciali Anagrafiche Carta, di una gestione del Magazzino che utilizza causali e movimenti di scarico specifici, e di una gestione Acquisti mirata, con Ordini e Fatture relativi a “Fornitori Carta” e Stampatori.
  • Gestione dei Contatti Editoriali ossia dei rapporti con gli Autori, visti sia dal punto di vista dei Contatti/Appuntamenti (con apposito Scadenzario) sia da quello contrattuale; presenza di Anagrafiche specifiche per Operatori Editoriali (collegati agli Autori di riferimento) e di una gestione delle Promesse Originali da parte dell’Autore.

 

 

Prerequisiti Hardware e Software:

  • Analoghi a quelli del prodotto Dylog OpenManager

OpenEdit - I moduli specifici:

Gestione IVA Editori

OpenEDIT prevede il calcolo dell’IVA secondo lo speciale regime dell’Editoria, perfettamente integrato nella gestione dell’IVA generale.

Caratteristiche della Gestione Iva Editori:

  • Calcolo dell’IVA sia in regime Forfetario sia in regime di Copie Vendute.
  • Gestione dell’IVA in caso di Cessioni Congiunte (con supporti integrativi e/o con gadgets).
  • Gestione delle Copie Saggio.
  • Gestione dei Resi, al fine di evitare un ulteriore calcolo dell’IVA Editori al momento di una nuova vendita.
  • Individuazione del momento del calcolo dell’IVA , grazie al collegamento diretto alle causali di Magazzino.
  • Aggiornamento della Situazione Periodica IVA Editori, mediante una procedura specifica.
  • Integrazione del valore dell’IVA a Debito con gli importi derivanti dal calcolo dell’IVA Editori.
  • Emissione degli specifici Registri Editoriali: IVA Editori, Copie Saggio e Copie Vendute, secondo le normative in vigore.
  • Registrazione automatica del movimento contabile di Giroconto dell’IVA Editori, in fase di liquidazione periodica.

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Magazzino Editoriale

Tutte le problematiche relative alla gestione del Magazzino di una Casa Editrice vengono risolte grazie alla struttura parametrica di questo modulo, perfettamente integrato con le sezioni Acquisti, Vendite e Contabilità, consentendo l’aggiornamento in tempo reale di giacenza e disponibilità di ogni articolo editoriale.

  • Gestione Articoli Editoriali
    OpenEDIT è concepito per gestire gli Articoli Editoriali (Libri, Riviste, Dvd, ecc...), con particolare attenzione agli aspetti specifici di questi prodotti, dal punto di vista sia contabile che commerciale.
    • Gestione di specifiche Anagrafiche che prevedono l’inserimento di informazioni tipiche dei prodotti editoriali (sia editi sia in distribuzione), quali ISBN, autore, collana, formato, numero pagine, ecc...
    • Memorizzazione di uno Storico Prezzi, a livello di ogni singolo articolo, a cui far riferimento per alcune particolari gestioni (calcolo Iva Editori, calcolo Diritti d’Autore, ecc.).
    • Gestione delle Tirature, con la possibilità di raccogliere i dati inerenti alla stampa dei libri (numero di copie stampate, costo globale del prodotto finito, ecc.) e con interazione diretta con il carico a magazzino.
    • Visualizzazione, in qualsiasi momento e per ogni singolo articolo editoriale di un cruscotto che raccoglie le informazioni riepilogative relative a Diritti, Tirature, Valorizzazioni ed Adozioni.
    • Possibilità di esportare i dati relativi agli articoli al fine di realizzare cataloghi su Internet e fornire informazioni sulla disponibilità dei libri per eventuali acquisti, ecc...
  • Gestione Depositi Editoriali
    Con la gestione dei Depositi Editoriali vengono presi in considerazione gli specifici aspetti relativi all’utilizzo del Conto Deposito nel mondo dell’Editoria; grazie alla presenza di automatismi viene facilitata la gestione dei rapporti di interscambio tra la Casa Editrice e i Depositari.
    • Esposizione a video della situazione giacenze presso i singoli Depositi.
    • Creazione semi-automatica dei movimenti legati ai rapporti con i Depositari (spedizione da deposito, trasferimenti tra depositi, ecc.).
    • Emissione semi-automatica di Fatture e Note Credito relative ai Rendiconti di Vendita Periodici, inviati da Distributori e Depositari.
    • Gestione automatica Rendicontazione Distributori PDE, EGAF e ME.LI., per Rendicontazioni fornite con metodi informatici: ricezione dei dati direttamente dal file di Rendicontazione, successiva elaborazione secondo parametri prestabiliti ed emissione completamente automatica dei Documenti di Vendita.
    • Emissione semi-automatica di eventuali Richieste di Reso, totale o parziale, di merce in giacenza presso i Depositari.

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Gestione Diritti d'Autore

Il modulo Diritti d'Autore consente la gestione completa dei diritti derivanti dalla vendita dei libri, secondo i contratti stabiliti; poiché i conteggi possono essere effettuati in qualsiasi momento, è possibile avere sempre la situazione aggiornata per ogni periodo di diritto, sia a livello di testo che di autore.

Caratteristiche della gestione Diritti d’Autore:

  • Gestione Periodo di Diritto con possibili periodicità annuali, semestrali o trimestrali.
  • Anagrafica Percipienti, completa di informazioni sia di carattere anagrafico sia amministrativo-contabile, integrata con la gestione dei Testi assoggettati a Diritto.
  • Gestione di “Altri Soggetti”, legati al Percipiente (Agenzie o Editori Esteri) e facenti da intermediari tra l’autore e la Casa Editrice.
  • Gestione Condizioni Contrattuali che consentono di determinare le modalità di calcolo dei diritti spettanti agli Autori (su prezzo di copertina o di vendita, su prezzo defiscalizzato o pieno), nonché di definire ulteriori caratteristiche contrattuali, quali le fasce di diritto con relative percentuali, i compensi fissi, gli acconti, il criterio di conteggio delle copie omaggio, ecc...
  • Gestione Diritti Secondari derivanti da un diverso utilizzo di un’opera letteraria (riproduzioni da parte di terzi, cinematografiche o teatrali, ecc...).
  • Gestione Rese Presunte del periodo che consente di considerare, nel calcolo dei diritti, anche le copie presumibilmente oggetto di Rese future a fronte di vendite effettuate nel periodo considerato.
  • Visualizzazione, nell’Analitico Diritti, di tutte le Situazioni Contabili relative ad ogni periodo di diritto su ciascun testo, della Situazione del Venduto per Fascia, della Situazione dei singoli Testi relativamente a giacenza iniziale, tirature, copie vendute, copie omaggiate e copie liquidate.
  • Calcolo dei Diritti, tramite specifica funzione e nel rispetto delle modalità contrattuali inserite, con passaggio automatico da una fascia di diritto a quella successiva.
  • Rilevazione Periodica dei Diritti, con aggiornamento contabile automatico per la rilevazione del costo relativo ai diritti maturati.
  • Stampa Estratti Conto Periodici, da inviare agli Autori.

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Gestione Abbonamenti

Il Modulo Abbonamenti permette di gestire in modo completo gli abbonamenti alle Riviste edite dalle Case Editrici e di tenere sotto controllo sia la situazione generale delle Riviste in abbonamento sia quella particolare dei singoli abbonati.

Grazie alla sua totale integrazione con gli altri moduli, tutte le registrazioni contabili e di magazzino, derivanti dalla gestione stessa, vengono originate con procedura automatica.

  • Gestione Abbonamenti e Rinnovi
    • Specifiche Anagrafiche dedicate a Riviste, Abbonati e Commissionarie.
    • Memorizzazione di tutti gli elementi necessari alla gestione di ciascun Abbonamento (riferimenti di inizio e fine abbonamento, costo, provenienza, promozione, commissionaria, ecc.).
    • Possibilità di gestione per Numero o per Data.
    • Creazione automatica delle Registrazioni Contabili e/o Fatture che ne derivano.
    • Possibilità di emettere una Fattura Cumulativa ad un unico cliente, a fronte dell’attivazione di una serie di abbonamenti.
    • Gestione del Pregresso, utile qualora occorra attivare un abbonamento senza far scaturire le registrazioni contabili.
    • Gestione dei Rinnovi, semplificata dalla presenza di automatismi che consentono di effettuare rinnovi di massa/cumulativi ed attuare aggiornamenti contabili, come per i Nuovi Abbonamenti.
    • Gestione Richieste di Rinnovo schedulate.
  • Gestione Spedizioni Periodiche ed Arretrati
    • Spedizioni Periodiche effettuate in base alla Rivista e al numero da inviare.
    • Emissione delle etichette per la spedizione e/o di un file contenente i dati anagrafici degli Abbonati da considerare.
    • Registrazione automatica del movimento di magazzino relativo allo scarico delle copie spedite.
    • Aggiornamento, sui singoli abbonamenti in vigore, dell’ultimo numero inviato.
    • Per gli Arretrati, emissione di ulteriori etichette (necessarie per l’invio delle copie non ancora spedite a causa di rinnovi tardivi) e relativo scarico automatico del magazzino delle copie inviate.
    • Gestione delle Ri-Spedizioni di fascicoli non ricevuti, in base alle segnalazioni degli Abbonati.
  • Ulteriori funzionalità del modulo Abbonamenti:
    • Gestioni specifiche degli Abbonamenti Donati e degli Abbonamenti Omaggio effettuati dalla Casa Editrice stessa.
    • Gestione di uno Storico degli Abbonamenti, aggiornato in automatico al momento del rinnovo di un abbonamento, oppure manualmente per gli abbonamenti non rinnovati.

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Magazzino Carta

Con la gestione del Magazzino Carta vengono trattati tutti gli aspetti specifici del prodotto "carta", utilizzato in fase di produzione dei libri, spesso esternamente alla Casa Editrice; la particolare gestione si integra con quella standard del Magazzino, sfruttandone in pieno tutte le funzionalità.

Caratteristiche della gestione Magazzino Carta:

  • Anagrafiche dedicate alla Carta, dove sono racchiuse tutte le informazioni e le caratteristiche relative ad ogni tipo di carta utilizzata: formato, grammatura, dimensioni, colore, percentuale di bianco e di opacità, tipo di gestione (fogli o peso).
  • Gestione Ordini ed Acquisti Carta, opportunamente “filtrata" in modo da considerare soltanto le informazioni inerenti alla Carta, con relativo aggiornamento della giacenza a magazzino o in deposito, registrazione contabile automatica della fattura d’acquisto e possibilità di cumulare più movimenti d’acquisto sulla stessa fattura.
  • Gestione Stampatori, aventi spesso anche la funzione di Depositari della carta, che consente l’esposizione delle giacenze carta presso di loro, aggiornata dai movimenti di magazzino, nonché la visualizzazione delle movimentazioni che li riguardano.
  • Gestione Movimenti di Magazzino, con particolare riguardo ai Movimenti di Scarico, per i quali viene effettuato anche il calcolo del valore della carta utilizzata, ai fini di una corretta imputazione del costo della carta oggetto dello scarico (dato riportato sul centro di costo di competenza grazie all’integrazione con il Modulo ‘CENTRI DI COSTO’).

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Contatti Editoriali

Grazie a questo modulo viene gestito il rapporto con gli Autori, sia dal punto di vista dei Contatti/Appuntamenti sia da quello contrattuale, con particolare attenzione agli Autori dell'area didattica.

L'integrazione con gli altri Moduli, facilita il transito e l'appropriata distribuzione delle informazioni, nonché il loro utilizzo, evitando quindi la ripetizione delle stesse.

Caratteristiche della gestione Contatti Editoriali:

  • Specifiche Anagrafiche dedicate agli Operatori Editoriali, utili sia per l’inserimento dei dati anagrafici sia per il collegamento dell’operatore agli autori di riferimento.
  • Gestione Documenti Word per la memorizzazione dei contenuti dei colloqui, opportunamente collegati ed aperti a ricerche di tipo “full-text”.
  • Estrazione automatica di tutti i dati riferiti ai Contatti Editoriali, affinché gli addetti commerciali ed editoriali possano avere sempre a disposizione tutte le informazioni necessarie.
  • Scadenzario dedicato alla gestione di Contatti ed Appuntamenti di ciascun Operatore, dove possono essere inserite tutte le informazioni utili (data, orario, luogo, commenti, ecc.), con la possibilità di emettere una lista relativa sia ai Contatti da effettuare sia agli Appuntamenti concordati.
  • Gestione Promesse di Invio Originali, con la possibilità di memorizzare dati conosciuti e previsioni relativi ai testi che gli Autori si impegnano a far pervenire alla Casa Editrice (Operatore Editoriale di riferimento, data di arrivo prevista, tipo di produzione, possibilità di adozione, ecc.); trasformazione automatica da "Volume in Previsione" a "Titolo Effettivo", al momento dell'arrivo dell'originale.

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