Integrazione ERP CRM: perché gestionale aziendale e il software gestione clienti devono parlare la stessa lingua
L’integrazione ERP CRM è un elemento fondamentale per dare sviluppo ad un’impresa.
In molte aziende, infatti, i dati necessari per gestire un cliente sono distribuiti tra strumenti, reparti e persone diverse.
Il commerciale segue una trattativa. L’amministrazione gestisce ordini, fatture e pagamenti. Il magazzino verifica la disponibilità dei prodotti. L’assistenza tiene traccia delle richieste ricevute dopo la vendita.
Sono tutte attività che riguardano lo stesso cliente, ma i dati non sempre sono disponibili nello stesso sistema.
È qui che può nascere uno dei principali ostacoli alla gestione aziendale: quando ERP e CRM non comunicano tra loro, ogni reparto rischia di avere una visione parziale della relazione con il cliente.
Integrare il gestionale aziendale (ERP) con il CRM (Customer Relationship Management, ossi lo strumento utile per la gestione della clientela: contatti, frequenza di acquisto, tipologia di acquisti, etc…) significa collegare processi e dati, facilitando la condivisione delle informazioni e rendendo più efficiente il lavoro delle diverse funzioni aziendali.
ERP e CRM: due strumenti diversi, un unico obiettivo
ERP e CRM svolgono funzioni differenti, ma contribuiscono allo stesso obiettivo: rendere più efficace la gestione dell’azienda.
Un ERP, ovvero un sistema per la gestione delle risorse e dei processi aziendali, consente di coordinare attività come contabilità, acquisti, vendite e magazzino.
Un CRM, invece, è dedicato alla gestione delle relazioni con clienti e potenziali clienti. Permette di organizzare contatti, opportunità commerciali, trattative e attività di assistenza.
Il problema può nascere quando questi due ambiti rimangono separati.
Il reparto commerciale può disporre di dati aggiornati sulle trattative senza conoscere immediatamente lo stato di un ordine o di una consegna.
Allo stesso modo, chi si occupa dell’amministrazione può gestire documenti e dati economici senza avere una visione completa della relazione commerciale.
Quando i sistemi non sono collegati, anche i processi possono diventare più lenti e complessi.
Ecco, quindi, quant’è importante l’integrazione ERP CRM.
Integrazione ERP CRM: quando i dati aziendali non comunicano
Quante volte un dato deve essere inserito in programmi diversi?
Oppure può capitare che un commerciale debba rivolgersi a un collega per verificare lo stato di un ordine, la disponibilità di un prodotto o un’informazione necessaria per rispondere al cliente.
La presenza di sistemi separati può generare diverse inefficienze:
• duplicazione delle attività;
• inserimento manuale degli stessi dati;
• maggiore rischio di errori;
• archivi non aggiornati;
• difficoltà nella collaborazione tra reparti;
• tempi più lunghi nella gestione delle richieste.
Il problema, quindi, non è soltanto tecnologico.
Quando un dato non è disponibile nel momento in cui serve, può rallentare una trattativa, complicare la gestione di una richiesta o rendere più difficile prendere decisioni.
Per questo, l’integrazione ERP CRM non dovrebbe essere considerata semplicemente come un collegamento tra due software.
È un modo per rendere più continuo il flusso di dati tra le diverse fasi della relazione con il cliente.
È una questione di processi, di gestione delle informazioni, di rapidità nell’assunzione di decisioni.
Conoscere il cliente significa avere una visione completa
Un cliente non è soltanto un nominativo inserito in una rubrica.
La relazione con un’azienda può comprendere contatti commerciali, preventivi, trattative, ordini, consegne, fatture e richieste di assistenza.
Se questi dati sono distribuiti tra sistemi diversi, ottenere una visione completa può diventare più complesso.
L’integrazione ERP CRM permette invece di avvicinare la dimensione commerciale a quella operativa e amministrativa, rendendo più semplice accedere ai dati utili nelle diverse fasi della relazione.
Per un commerciale, ad esempio, può essere importante conoscere la situazione degli ordini prima di un appuntamento. Per l’assistenza può essere utile consultare lo storico delle attività. Per chi prende decisioni strategiche, invece, diventa più semplice analizzare dati provenienti da aree diverse dell’azienda.
Quando i dati sono collegati, è più facile trasformarli in informazioni utili per lavorare e decidere.
Integrazione ERP CRM per coordinare vendite e assistenza
La gestione del cliente non riguarda esclusivamente il reparto commerciale.
Dopo la conclusione di una vendita entrano in gioco altri processi: gestione dell’ordine, fatturazione, consegna, assistenza e attività post-vendita.
Se ogni reparto utilizza sistemi separati o deve recuperare manualmente i dati necessari, aumentano i tempi di gestione e il rischio di incomprensioni.
L’integrazione ERP CRM può favorire una maggiore continuità tra le diverse attività e migliorare la condivisione dei dati.
Il vantaggio non consiste soltanto nel rendere più veloci le singole operazioni.
L’obiettivo è permettere all’azienda di lavorare in modo più coordinato.
Anche il cliente può beneficiare di un’esperienza più coerente. Chi entra in contatto con l’azienda non dovrebbe essere costretto a fornire più volte le stesse informazioni a interlocutori diversi.
Una gestione più organizzata dei dati può quindi contribuire a rendere la comunicazione più efficace e il servizio più puntuale.
Integrazione ERP CRM: una base per la crescita dell’azienda
Quando un’azienda cresce, aumentano clienti, ordini, opportunità commerciali e processi da gestire.
Di conseguenza, cresce anche la quantità di dati da organizzare e il numero di persone coinvolte nelle diverse attività.
In questo contesto, strumenti separati possono diventare progressivamente più difficili da gestire.
Una soluzione capace di integrare ERP e CRM permette invece di creare una base più solida per affrontare l’evoluzione dell’azienda.
Non significa necessariamente digitalizzare tutti i processi contemporaneamente.
È importante, prima di tutto, individuare le aree in cui sono presenti maggiori inefficienze e scegliere strumenti in grado di rispondere alle esigenze attuali e di adattarsi a quelle future.
Una piattaforma modulare e integrabile consente di aggiungere funzionalità nel tempo, seguendo l’evoluzione dell’organizzazione e dei suoi processi.
Quindi, come scegliere una soluzione per l’integrazione ERP CRM?
Prima di scegliere una soluzione, è utile partire da una domanda concreta: quali dati sul cliente devono essere disponibili alle diverse persone che lavorano in azienda?
La risposta può aiutare a individuare eventuali problemi nella condivisione delle informazioni e processi ancora troppo manuali.
Una soluzione efficace dovrebbe consentire di:
• centralizzare e organizzare i dati;
• migliorare la condivisione delle informazioni;
• collegare attività commerciali e processi aziendali;
• supportare la gestione della relazione prima e dopo la vendita;
• adattarsi alla crescita e alle esigenze dell’impresa.
Le soluzioni Dylog dedicate alle aziende permettono di gestire diverse aree operative attraverso software ERP come OpenManager e di integrare funzionalità dedicate alla gestione delle relazioni con i clienti.
L’obiettivo è creare un sistema in grado di collegare i principali processi aziendali e supportare le diverse attività che accompagnano la relazione con il cliente.
Perchè quando l’integrazione ERP CRM migliora il lavoro dell’azienda.
Integrare ERP e CRM significa ridurre la distanza tra la gestione interna dell’azienda e la relazione con il cliente.
Perché oggi non è più sufficiente soltanto raccogliere i dati.
La vera sfida è fare in modo che le informazioni utili siano disponibili alle persone giuste, nel momento in cui servono.
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