Controllo costi di commessa: guida per l’edilizia

Un cantiere può procedere secondo i tempi previsti, rispettare le specifiche concordate con il cliente e arrivare alla consegna senza particolari problemi. Eppure, al momento di verificare i risultati economici, il margine può essere inferiore alle aspettative.

Il motivo? I costi effettivi possono discostarsi da quelli stimati in fase di preventivo. Un aumento del prezzo dei materiali, ore di lavoro superiori alle previsioni, un ricorso imprevisto ai subappaltatori o una gestione poco accurata delle spese possono incidere sulla redditività dell’intervento.

Per un’impresa edile, conoscere il valore di una commessa non significa quindi sapere soltanto quanto fatturerà. Occorre capire quanto costerà portarla a termine e quale risultato economico potrà generare.

Il controllo costi di commessa serve proprio a questo: confrontare le previsioni con l’andamento reale dei lavori, individuare gli scostamenti e intervenire prima che compromettano il margine.

Controllo costi di commessa: perché il preventivo non basta

Il preventivo rappresenta il punto di partenza per valutare la convenienza economica di un lavoro. Per costruirlo, l’impresa stima materiali, manodopera, attrezzature, lavorazioni affidate a terzi e altre spese necessarie per completare l’intervento.

Queste stime, però, non garantiscono che i costi finali rimangano invariati.

Durante l’esecuzione possono emergere condizioni diverse da quelle iniziali: una lavorazione richiede più ore del previsto, un materiale diventa più costoso, una consegna subisce un ritardo oppure il cliente richiede una modifica al progetto.

Se l’impresa verifica i conti soltanto a lavori conclusi, potrebbe accorgersi troppo tardi che il margine atteso si è ridotto.

Per questo è importante seguire l’andamento economico della commessa durante tutte le sue fasi. Il confronto tra budget iniziale, costi già sostenuti e spese ancora previste consente di capire se il risultato finale è in linea con le aspettative oppure se è necessario intervenire.

Non basta, quindi, sapere quanto è stato speso fino a oggi. Bisogna anche valutare quanto manca per completare i lavori e quale sarà il costo complessivo a consuntivo.

Analisi che dev’essere effettuata per tutte i cantieri in essere.

Per questo il controllo costi di commessa dev’essere puntuale e costante per ogni lavorazione.

Quali costi considerare nella gestione di una commessa edile

Quando analizzi una lavorazione, devi distinguere tra il tempo previsto e quello effettivamente impiegato.

Per controllare correttamente una commessa è necessario identificare le principali voci di costo e attribuirle al lavoro a cui si riferiscono.

Tra le più importanti rientrano:

• materiali: cemento, acciaio, laterizi, impianti, finiture e altri prodotti utilizzati in cantiere.
• manodopera: costo delle ore lavorate dal personale impiegato nell’intervento, considerando le attività effettivamente svolte.
• attrezzature e macchinari: noleggio, utilizzo e manutenzione dei mezzi necessari per le lavorazioni.
• subappalti e lavorazioni esterne: importi riconosciuti a imprese e professionisti incaricati di attività specifiche.
• trasporti e logistica: consegne e movimentazione dei materiali e altri servizi collegati al cantiere.
• costi indiretti: spese generali da attribuire alla commessa secondo criteri coerenti, come una quota dei costi organizzativi dell’impresa.

La distinzione tra queste voci permette di capire dove si concentrano le spese e quali componenti incidono maggiormente sul risultato economico.

È importante anche evitare di considerare soltanto i costi già registrati in contabilità. Per avere un quadro attendibile occorre tenere conto degli impegni assunti, delle fatture ancora da ricevere e delle lavorazioni completate ma non ancora contabilizzate.

Solo così il confronto tra preventivo e consuntivo restituisce un quadro sufficientemente realistico dell’andamento della commessa.

Come confrontare costi preventivati e consuntivi

Il confronto tra preventivo e consuntivo permette di misurare lo scostamento tra quanto l’impresa aveva stimato e quanto sta effettivamente spendendo.

Il calcolo di base è semplice:

Scostamento dei costi = costi effettivi − costi preventivati

Un risultato positivo indica che i costi hanno superato il budget iniziale. Un risultato negativo segnala invece una spesa inferiore a quella prevista, da interpretare comunque alla luce dell’avanzamento dei lavori e delle attività ancora da completare.

Vediamo un esempio.

Un’impresa edile acquisisce una commessa per un importo di 100.000 euro. In fase di preventivo stima costi complessivi per 80.000 euro, con un margine previsto di 20.000 euro.

Durante l’esecuzione, l’aumento dei costi dei materiali e alcune ore di lavorazione aggiuntive portano la previsione dei costi finali a 88.000 euro.

Indicatore                                             Preventivo                                      Nuova previsione

Ricavi della commessa                         100.000 €                                             100.000 €

Costi complessivi                                   80.000 €                                                88.000 €

Margine previsto                                    20.000 €                                                12.000 €

Il risultato è significativo: un aumento del 10% dei costi rispetto al budget iniziale riduce del 40% il margine atteso, a parità di ricavi.

Questo esempio mostra perché il controllo economico non può limitarsi alla registrazione delle spese. L’impresa deve confrontare i dati effettivi con le previsioni e aggiornare la stima del risultato finale man mano che i lavori procedono.

Il confronto deve inoltre considerare l’avanzamento della commessa: se una parte dei materiali deve ancora essere acquistata o alcune lavorazioni non sono state eseguite, i costi sostenuti fino a quel momento non raccontano da soli l’intera situazione.

Controllo costi di commessa: come individuare gli scostamenti

Rilevare uno scostamento è soltanto il primo passo. Per decidere come intervenire, l’impresa deve comprenderne la causa.

Se il costo della manodopera è superiore alle attese, ad esempio, occorre verificare se sono state necessarie più ore di lavoro, se si sono verificati tempi improduttivi o se le condizioni operative sono cambiate.

Se invece la spesa per i materiali aumenta, bisogna distinguere tra un incremento dei prezzi di acquisto e un consumo superiore alle quantità preventivate.

Anche le modifiche richieste dal committente meritano attenzione. Se comportano nuove lavorazioni, devono essere valutate economicamente e gestite in modo da evitare che i costi aggiuntivi erodano il margine dell’intervento.

Per rendere efficace il controllo, è utile monitorare alcuni indicatori:

• lo scostamento percentuale dei costi misura quanto la spesa si discosta dal budget iniziale.
• il costo previsto a finire stima quanto spenderà complessivamente l’impresa per completare la commessa.
• il margine previsto a fine lavori, indica quale risultato economico ci si può attendere sulla base dei ricavi e dei costi aggiornati.
• l’incidenza delle singole voci aiuta a identificare i materiali, le lavorazioni o le risorse che pesano maggiormente sul costo totale.

Questi indicatori diventano davvero utili quando vengono aggiornati con regolarità e messi in relazione con lo stato di avanzamento dei lavori.

L’obiettivo non è soltanto registrare quello che è successo, ma capire cosa potrebbe accadere se le condizioni attuali dovessero mantenersi fino alla conclusione della commessa.

Come migliorare il controllo economico dell’impresa edile

Per controllare costi di commessa non basta raccogliere fatture, rapportini e documenti di acquisto. Occorre collegare questi dati alla commessa corretta e renderli disponibili a chi deve valutare l’andamento dei lavori.

Quando le informazioni sono distribuite tra fogli di calcolo, documenti separati e archivi non comunicanti, ricostruire la situazione economica richiede tempo. Inoltre, alcuni dati possono arrivare in ritardo, rendendo meno tempestive le decisioni.

Un metodo di lavoro efficace per definire i costi di commessa o cantiere dovrebbe prevedere alcuni passaggi.

Definire il budget iniziale
Prima dell’avvio dei lavori, occorre stimare i costi delle principali attività e stabilire il margine atteso.

Attribuire correttamente le spese
Acquisti, ore lavorate, subappalti e altre uscite devono essere riferiti alla commessa pertinente, secondo criteri chiari e condivisi.

Aggiornare i dati durante i lavori
Le informazioni economiche devono essere confrontate con il budget a intervalli regolari, senza aspettare la chiusura del cantiere.

Rivedere le previsioni
Quando emergono nuovi costi o cambiano le condizioni operative, è necessario aggiornare la stima del costo finale e del margine atteso.

Intervenire sulle cause
Individuare uno scostamento serve a valutare azioni correttive, rivedere l’organizzazione delle attività o gestire tempestivamente eventuali variazioni contrattuali.

Un processo di questo tipo aiuta l’impresa a passare da una gestione basata sulla verifica a posteriori a un controllo costi di commessa economico più consapevole durante l’esecuzione dei lavori.

Strumenti digitali per analizzare costi e redditività delle commesse

Quando il numero di cantieri aumenta e le attività da coordinare diventano più articolate, mantenere aggiornato il quadro economico di ogni intervento può risultare complesso.

Gli strumenti digitali possono semplificare questo lavoro, collegando i dati amministrativi e operativi e consentendo di analizzare costi, ricavi e risultati economici per singola commessa.

La scelta della soluzione software deve partire dalle esigenze dell’impresa: è importante verificare come vengono raccolte le spese, come sono attribuite ai diversi lavori, quali report sono disponibili e quanto è semplice confrontare le previsioni con i dati effettivi.

Un sistema di controllo costi di commessa adeguato dovrebbe aiutare a ottenere una visione aggiornata dell’andamento economico, individuare le voci che richiedono attenzione e valutare la redditività dei singoli interventi. Tutto ciò anche in prospettiva futura e per limitare il più possibile errori o malfunzionamenti futuri.

Le soluzioni Dylog per le imprese edili comprendono funzionalità per la rilevazione dei costi per cantiere e commessa, l’analisi della marginalità e il controllo delle risorse. Questi strumenti permettono di collegare la gestione amministrativa con le esigenze di controllo economico dell’impresa.

Ciò permettendo un controllo costi di commessa e i margini ottenuti per ogni cantiere.
Analisi di dettaglio che offrono all’impresario edile una visione complessiva dell’andamento dell’attività e di valutare con attenzione le aree di inefficienza (magari esternabili) e quelle che garantiscono maggiori margini e su cui contare e puntare in occasioni di altre commesse.

Proteggere il margine significa controllare i costi mentre il cantiere è in corso

Il risultato economico di una commessa si costruisce durante tutto il lavoro, non soltanto al momento del consuntivo finale.

Confrontare budget e costi effettivi, aggiornare le previsioni e individuare tempestivamente gli scostamenti permette all’impresa edile di comprendere meglio dove si generano le spese e quali decisioni possono contribuire a preservare il margine.

Il controllo costi di commessa diventa così uno strumento concreto per valutare la redditività dei lavori, migliorare la pianificazione e affrontare nuove commesse con una maggiore consapevolezza economica.

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